Cómo funciona
El proceso inicia con la recopilación de la información al interior de las Instituciones de Educación Superior (IES) y las demás entidades habilitadas legalmente para ofrecer y presta este servicio público, por lo que el Ministerio de Educación Nacional ha establecido un calendario de reporte con las fechas y la información por gestionar, el cual está disponible en la normativa vigente Resolución 20434 de 28 octubre 2016 y Resolución 19591 de 2017 .
La recolección de la información se puede realizar de tres formas: por medio de sistemas que se consiguen en el mercado para tal fin; mediante desarrollos propios de las mismas instituciones o a través de archivos de Excel predefinidos por el Ministerio de Educación Nacional - MEN. Estas posibilidades además de permanecer en constante actualización y mejoramiento siempre están al alcance de las últimas soluciones tecnológicas disponibles y son impulsadas por la evolución del SNIES.
Una vez la Institución de Educación Superior y las demás entidades habilitadas recolecten la información solicitada en las plantillas dispuestas para tal fin, estas deben ser cargadas a través de la Herramienta de Cargue - HECAA vía web.
Los datos reportados son consolidados en una gran base de datos que se complementa con información del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, y de otras fuentes estratégicas del sector como MININTERIOR, MINCIENCIAS, MINSALUD, DNP, RNEC, ICETEX, ICFES, DANE, RUV, SISBEN, entre otras.
Una vez consolidada la información del sector en el SNIES, el Ministerio realiza el proceso 'Gestión de la Operación Estadística de la Educación Superior', que permite depurarla mediante la validación y auditoría conforme el ciclo de información y la posibilidad de enviar los insumos de datos necesarios para garantizar la operación de sus dos subsistemas especializados del sector como son:
- El Sistema para Prevención de la Deserción de la Educación Superior SPADIES: Mediante un proceso de servicios web, sincroniza el microdato de la información poblacional estudiantil, en particular de las variables PRIMER CURSO, MATRICULADOS Y GRADUADOS de los periodos 1998 - 1 y de periodos subsiguientes.
- El Observatorio Laboral para la Educación - OLE.: Mediante un proceso automatizado utiliza la información de la variable de GRADUADOS reportada al SNIES desde 1988-1 y en adelante.
Finalmente los resultados consolidados, bases, indicadores, así como los estudios e informes del sector, son publicados en los diferentes sitios Web de cada sistema de información.
Gestión de la Operación Estadística de la Educación Superior
La información recopilada por el SNIES es fundamental para dar cumplimiento con la misión del MEN, ya que contribuye a la eficiente formulación, implementación y evaluación de políticas públicas educativas relacionadas con educación superior en el país. Además, es una fuente de información importante para el Plan de Desarrollo Nacional, y los planes decenales y sectoriales de la educación.
La divulgación de información es uno de los servicios que presta el Ministerio de Educación Nacional al país, su calidad depende entre otros factores, de que se examine con detalle cada una de las acciones implicadas en el proceso, ahí se enfoca 'La Gestión de la Operación Estadística de la Educación Superior'.
Para llevar a cabo este proceso es necesario pasar por las siguientes etapas:
- Identificación de necesidades: se hace una evaluación del ciclo de la información que permita identificar oportunidades de mejoramiento relacionadas con los procesos, procedimientos o nuevos requerimientos de información. Una vez definidas las mejoras se procede a los ajustes técnicos, tecnológicos y jurídicos pertinentes, con el fin de cumplir con los nuevos requerimientos.
- Recolección de información: responde al proceso de consolidación y reporte de información por parte de las IES, para lo cual es necesario que las instituciones garanticen que tanto el recurso tecnológico, como las personas que participan en la recolección y suministro de la información al interior de las instituciones, posean las condiciones aptas para cumplir oportunamente con el reporte, según las fechas establecidas en la normativa vigente. Para lograrlo, el Ministerio de Educación Nacional presta asistencia técnica, tecnológica y funcional a los responsables designados por las Instituciones de Educación Superior.
La información será cargada o actualizada por cada una de las fuentes del SNIES a través de los mecanismos dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional, en este caso particular a través de la herramienta de cargue - HECAA del SNIES. - Consolidación y validación: inicia una vez se ha consolidado la información con el fin de revisar su coherencia, llevando a cabo análisis lógicos y estadísticos de la información mediante reglas de validación. Cuando se encuentra alguna inconsistencia susceptible de corrección inmediata se establece comunicación directa con los responsables de las instituciones que reportan al sistema para que realicen los ajustes correspondientes o confirmen la información.
- Auditoría: La información reportada al SNIES por parte de las instituciones de educación superior (IES) y las demás entidades habilitadas legalmente para ofrecer y presta este servicio público estarán sujetas al proceso de verificación y auditoria que el Ministerio de Educación Nacional disponga para tal fin, con el objeto de publicar información de calidad; para ello a través de la Oficina de Planeación, se contrata una firma externa que se encarga de realizar el proceso de verificación y validación del reporte realizado previamente al SNIES, el cual deberá contrastar con los datos que reposen en los sistemas de información que tengan implementados cada una de las instituciones.
Lo anterior con el fin de identificar posibles hallazgos y oportunidades de mejoras a la información registrada en el sistema, que permitan garantizar un nivel de alta calidad a información reportada; este proceso se realiza a una muestra de instituciones definidas por el Ministerio. Una vez surte este proceso, son notificadas aquellas instituciones que no cumplen con la consistencia del reporte en el SNIES.
Los rectores, representantes legales y demás directivos responsables del reporte de información en el SNIES, tendrán el deber de realizar los ajustes al reporte para que responda a la veracidad y exactitud de los datos reportados. - Cierre estadístico: esta etapa requiere un cronograma de cierre de información a la vigencia que se aplique, y consiste en establecer una fecha de cierre del sistema una vez surtidas las etapas anteriores, en la fecha que se programe, opera de manera automática el cierre de candados, que impiden modificar la información ya reportada por la IES, a fin de generar de manera automática los archivos consolidados y detallados de cada una de las variables reportadas en el sistema, y así realizar los cálculos de cifras oficiales del sector.
- Divulgación y publicación de Estadísticas oficiales: corresponde a la etapa que permite informar a la comunidad en general las estadísticas oficiales del sector de educación y presentar la compilación de bases estadísticas, indicadores para el análisis y diagnóstico permanente, boletines, informes por institución, informes departamentales, documentos de estudio entre otros, a través de mecanismos de consultas dinámicas, o de herramientas de Business Intelligence - BI que permiten el acceso y la explotación y análisis de la información.